Meine Top 5 Apps und Tools für EPU
Welche Online-Tools dich als EPU oder NeugründerIn effizient im Arbeitsalltag unterstützen und dein Zeitmanagement verbessern
Ich bin Steinbock, verantwortungsvoll und diszipliniert. Das sind gute Voraussetzungen, um organisiert und strukturiert zu arbeiten. Ich bin auch noch ein „Monk“ und sehr perfektionistisch veranlagt, aber das ist ein anderes Thema 😁
Gerade EinzelunternehmerInnen (EPU) müssen alles allein stemmen und viele Dinge gleichzeitig erledigen. Egal, in welchem Sternzeichen du geboren wurdest und wie du gestrickt bist – es gibt einige Tools, die dir das Arbeitsleben erleichtern und dein Zeitmanagement unterstützen.
Alle „Helferlein“, die ich dir in diesem Beitrag vorstelle, verwende ich selbst und kann sie dir daher aus praktischer Anwendung empfehlen. Manche eignen sich übrigens nicht nur für den Business-Alltag, sondern auch für private Projekte.
Projekte planen, Infos verwalten und mehr mit Notion
Notion ist das digitale Schweizer Taschenmesser für dein Business. Du kannst es als Notiz-App verwenden, als Projektmanagement-Software, deine CRM Datenbank verwalten und noch viel mehr. Notion ist eine flexible Plattform, die du ganz nach deinen Wünschen und Anforderungen gestalten kannst.
Ich verwende es nicht nur beruflich, sondern auch privat (z.B. für meine Reiseplanung). Das Tool ist übersichtlich und sehr leicht und intuitiv zu nutzen. Zum Wissen speichern (z.B. als Linksammlung), als To do Liste, für meine Social Media und Blog Planung oder zum Ideen sammeln. Gibt's natürlich auch als App für unterwegs.
Es gibt Vorlagen, wenn du Notizen, Dokumente und Listen nicht selbst basteln willst und viele davon sind kostenlos. Du kannst einzelne Seiten auch mit externen Personen teilen (die Anzahl ist in der Gratis-Version allerdings beschränkt).
Natürlich ist inzwischen auch eine KI inkludiert, die dir beispielsweise bei der Content Erstellung helfen kann.
©: Notion Labs, Inc
Onenote, der digitale Notizblock
Meine Ex-Kollegin hat mich auf Onenote aufmerksam gemacht. Es ist ein digitaler Notizblock, in dem du alles erfassen kannst, was dir unterkommt: Texte, Screenshots, Links, Bilder, Videos, Audiodateien. Ganz einfach mit drag & drop aus einem Programm, von einer Website, aus einem E-Mail direkt in Onenote übertragen. Fast so, als würdest du verschiedene Post-its auf ein Blatt Papier kleben.
Zur besseren Übersicht kannst du dein Notizbuch mit farbigen Reitern in verschiedene Abschnitte trennen. Und wenn du nicht ganz so übersichtlich arbeitest, hilft dir die Suchfunktion, deine Notizen wieder zu finden.
Onenote ist im Microsoft Office Paket enthalten und auch als App für’s Smartphone erhältlich. Ich finde es schade, dass viele dieses Tool gar nicht kennen, dabei ist es ein sehr praktisches Helferlein. Danke Jessi 😘
KeePass, dein Passwort-Manager
Gehörst du noch zu denjenigen, die für alle Anwendungen das gleiche Passwort verwenden? Und dann vielleicht auch noch „123456“ oder die kreativere Variante „Passwort123“?
Ich gestehe, ich hatte früher auch dasselbe Passwort für alles. Natürlich ist das nicht besonders klug, aber die Bequemlichkeit hat jahrelang gesiegt. Erst nach einem Hacker-Angriff auf eines meiner Social Media Profile habe ich den Ernst der Lage erkannt und alle Passwörter geändert.
In einem Datenschutz-Seminar wurde ich daran erinnert, wie wichtig Datensicherheit ist. Als Werbeagentur betreue ich mehrere KundInnen und verwalte nicht nur meine eigenen Passwörter, sondern trage auch Verantwortung für deren Daten. Ganz abgesehen davon, dass ich mir unmöglich alles merken könnte.
Ich verwende deshalb einen Passwortmanager. Mit KeePass speicherst du alle Passwörter und Zugangsdaten in einer verschlüsselten Datenbank. Es ist ein kostenloses Tool für Windows und du musst dir nur mehr ein einziges Master-Passwort merken, um deine Sammlung zu öffnen. Genial!
Extra Goodie: Du kannst dir von KeePass auch sichere Passwörter generieren lassen, wenn dir die Ideen ausgehen. KeePass ist nur in englisch verfügbar, aber durch die Icons leicht verständlich und einfach nutzbar.
WeTransfer für Datenübertragung
Das kennen wir alle: du möchtest eine Datei verschicken, aber sie ist zu groß für’s E-Mail. Oder du willst einen ganzen Ordner an jemanden senden. Die einfache und schnelle Lösung heißt WeTransfer.
Mit der Web App verschickst du beliebige Dateien bis 2 GB pro Übertragung rund um die Welt. Die Verwendung ist ganz easy und du brauchst weder Registrierung noch Konto. Du gibst die E-Mail Adresse des Empfängers ein, dann deine eigene, fügst nach Wunsch noch eine Nachricht dazu und wählst die Datei oder den Ordner, den zu senden willst. Nach dem Absenden wird deine E-Mail Adresse überprüft und du erhältst einen Code, der 60 Minuten gültig ist. Nach dem Eintragen dieses Codes werden deine Daten übertragen (diesen Sicherheits-Vorgang kannst du überspringen, indem du dir ein kostenloses WeTransfer Konto anlegst).
Der Empfänger bekommt einen Link, um deine Daten herunterzuladen und du erhältst eine Nachricht, wenn sie abgerufen wurden. ACHTUNG, die Dateien werden bei der kostenlosen Version nur eine Woche lang gespeichert! Danach kann der Link nicht mehr verwendet werden.
Sei vorsichtig bei personenbezogenen bzw. sensiblen Daten. Der Firmensitz von WeTransfer ist in den Niederlanden, die Server sind aber teilweise in den USA.
Zeiterfassung mit Toggl
Mit diesem intuitiven Zeitmanagement-Tool kannst du jede Tätigkeit in deinem Arbeitsalltag aufzeichnen. Mit einem simplen Start- und Stop-Klick wird die Zeit erfasst und einem Projekt zugeordnet. Zeiten lassen sich auch nachträglich manuell eintragen.
Am Arbeitsplatz steht dir die Toggl Website oder die Desktop-App (für Windows, Mac und Linux) zur Verfügung. Ich mag die Desktop-App besonders gern, denn sie erinnert mich dezent, wenn ich eine bestimmte Zeit lang nichts getrackt habe 😁
Für die Zeiterfassung unterwegs gibt es eine App für Android und iOS. Solltest du einmal keine Internetverbindung haben, trackst du offline und die Zeiten werden automatisch aktualisiert, wenn du wieder Netz hast.
In den Reports kannst du jederzeit nachsehen, wieviel Zeit du in welches Projekt investiert hast. Sie sind als pdf oder csv zum Download verfügbar.
Die kostenlose Variante von Toggl kann für bis zu 5 Teammitglieder verwendet werden. Mehr Extras gibt es in den kostenpflichtigen Versionen. Schade ist, dass es das Tool derzeit nur in englischer Sprache gibt.
Super für die Preiskalkulation
Gerade NeugründerInnen lege ich dieses Tool ans Herz. Wenn du gerade dabei bist, deine Preise zu kalkulieren, kannst du mit Toggl deine effektiv nützbare Zeit eruieren. Vorausgesetzt, du verwendest den Timer gewissenhaft und trägst jede Aktivität ein, dann weißt du genau, wie viele Stunden du wirklich für deine KundInnen aufwendest und wie viele für dein eigenes Business. Das ist ein wahrer Augenöffner, denn meine persönliche Schätzung hat sich anfangs nicht mit den Reports gedeckt 😄
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Ich teile gern meine Erfahrungen mit dir und helfe mit meinem Know-How. Ich weiß schließlich wie es ist, ein EPU zu gründen.