Newsletter erfolgreich nützen
Was du vor dem Newsletter Versand beachten musst sowie Tipps & Tricks, wie du die Öffnungsrate erhöhen kannst
In einem anderen Beitrag habe ich mich damit befasst, welche Tools für dein E-Mail Marketing empfehlenswert sind und welche nicht. Und dir erklärt, dass Outlook kein geeignetes Newsletter-Programm ist (warum nicht, kannst du hier nachlesen).
Wenn du dich für ein Tool entschieden hast, das deine Ansprüche erfüllt, in dein Budget passt und DSGVO-konform ist, hast du den ersten Schritt gemeistert. Bravo!
Vor dem Versand deines ersten Mailings warten aber noch einige Hürden auf dich. Um Fehler und Probleme zu vermeiden und eine möglichst hohe Öffnungsrate zu erzielen, hier meine Top Tipps für dein erfolgreiches E-Mail Marketing:
Absender
Du kannst in allen gängigen Newsletter-Tools den Absendernamen (1) festlegen. In den automatischen Voreinstellungen ist das meistens dein Firmenname oder die E-Mail Adresse, beides kannst du nach Belieben ändern.
Ich bin ein Fan von Beständigkeit, aber bei größeren Unternehmen kann es Sinn machen, den Absender an den Newsletter anzupassen und von Versand zu Versand zu ändern. Da kann einmal Kerstin vom Customer Service schreiben und das nächste Mal Karina vom Sales-Team. EPU rate ich, bei dem einmal gewählten Namen zu bleiben. Das sorgt für mehr Vertrauen und Wiedererkennung.
Egal, mit welchem Namen du deine News hinausschickst: stell sicher, dass du deine E-Mail Domain verifizierst. In den Einstellungen deines Versandtools musst du entsprechende DNS Einträge einrichten. Dabei hilft dir dein IT-Support, Webmaster oder Hosting-Anbieter. Durch die Verifizierung reduzierst du die Gefahr, dass deine E-Mails als Spam eingestuft werden!
Verwende für den Newsletter Versand immer eine echte E-Mail Adresse. „No-reply-Adressen“ hinterlassen einen unseriösen und desinteressierten Eindruck.
Betreff und Preheader
Schau in dein eigenes Postfach. Welche Betreff-Texte sprechen dich an? Welche lassen dich sofort klicken und öffnen? Das kann die Neugier sein, eine Handlungsaufforderung, ein zeitlich limitiertes Angebot oder etwas, das dich schmunzeln lässt. Dein Betreff muss auf jeden Fall Aufmerksamkeit wecken!
Die Länge der angezeigten Zeichen im Betreff (2) variiert je nach E-Mail Programm – manche zeigen mehr an, manche weniger. Ich empfehle dir deshalb, maximal 50 Zeichen zu verwenden. Dein Betreff kann Zeichen, Zahlen und auch Emojis enthalten. Ob Smilies bei dir passend sind, hängt von deiner Branche und deinem Thema ab. Die Wahrscheinlichkeit ist aber groß, dass du damit in der Inbox zwischen anderen E-Mails herausstichst.
Der Preheader (3) ist die kleine Schwester der Betreffzeile. Er ist ein Vorschautext, der in den meisten E-Mail Programmen angezeigt wird. Es ist verschenktes Potenzial, wenn du hier noch einmal den Betreff einträgst. Vielmehr ist der Preheader die Verlängerung oder Ergänzung zum Betreff. Auch hier ist der Platz beschränkt, also bitte schreib in das Feld keine Romane!
Footer
Du bist rechtlich verpflichtet, in jedem Newsletter (übrigens auch in Postmailings!) dein Impressum anzuführen. Bei elektronischer Post ist auch ein Link zur Datenschutzerklärung obligatorisch. Ebenso zwingend muss ein Link vorhanden sein, mit dem man den Newsletter abbestellen kann.
Beliebt machst du dich, wenn du im Footer eine Webansicht anbietest (falls ein E-Mail Programm deine Infos nicht so darstellt, wie es sein sollte). Für mich gehört auch ein Button oder Link hinein, mit dem der/die Newsletter AbonnentIn ihre/seine Daten ändern bzw. aktualisieren kann (z.B. bei Namensänderung nach der Hochzeit oder bei einer neuen E-Mail Adresse).
Versandzeitpunkt
Wann ist denn nun der richtige Moment für den Versand deines Newsletters? Darum ranken sich viele Weisheiten und Gerüchte und es gibt etliche Studien dazu.
Früher gab es gute Indizien. Bei B2B Kunden war die Bürozeit zwischen 9 und 17 Uhr ein heißer Tipp. In Zeiten von Smartphones, Workation und Home Office hat sich das etwas überholt. Es macht Sinn, dir deine Zielgruppe anzusehen, denn z.B. LehrerInnen sind in der Regel vormittags schlechter zu erreichen als nachmittags. Montage sind aus meiner Sicht ungünstig, da ist die Inbox voll und man wird leicht überlesen. Am Freitag haben viele schon das Wochenende im Kopf und geringere Aufmerksamkeit für E-Mail Newsletter.
Bei regelmäßigem Versand kannst du die Zeiten variieren und später auswerten, welcher Newsletter der erfolgreichste war. Allerdings spielen auch Faktoren wie Wetter, Feiertage, unvorhersehbare Ereignisse (Nachrichten, Weltgeschehen) eine Rolle. Da hat’s oft der beste Newsletter schwer 
.
Gestaltung
Hier reden wir nicht von Geschmack und subjektivem Gefallen. Achte auf sinnvolle Gliederung und genug Abstände. Halte die Sätze eher kurz oder verwende Schlagworte und Auflistungen. Endlose Sätze ohne Punkt und Komma will niemand lesen. Achte darauf, dass deine Texte gut leserlich sind (Größe, Schriftfarbe, Hintergrund, Zeilenabstand).
Jedes Newsletter Tool bietet dir verschiedene Vorlagen und die Möglichkeit, dein eigenes Template mit deinem Logo und deinen Firmenfarben zu erstellen und zu speichern. Bleib beim gewählten Design – Stichwort Wiedererkennung. Wenn du bei jeder Aussendung Optik, Farben und Schriften änderst, verwirrst du deine Leserschaft. Design ist nicht deine Stärke? Dann hol dir Hilfe und lass dir, zum Beispiel von mir 
, eine Vorlage erstellen, die du dann immer wieder verwenden kannst.
Führe deine LeserInnen auf einem unsichtbaren Pfad durch den Newsletter. Vom Titelbild (Header) zu einer kurzen Einleitung, weiter zu den einzelnen Themen & Produkten. Wenn du dir Handlungen wünscht (z.B. etwas zu bestellen, ein E-Mail zu schicken, an einer Umfrage teilzunehmen), dann mach sie deutlich: mit klar erkennbaren Flächen, auf die geklickt werden soll (man nennt sie auch „Call to action“ = CTA).
Ganz wichtig ist, dass dein Newsletter auf allen Endgeräten lesbar ist, also am Smartphone genauso wie am Laptop oder Tablet. Viele Programme haben eine Voransicht für mobile Geräte, wo du kontrollieren kannst, ob alles passt. Mit barrierefreier Gestaltung stellst du sicher, dass dein Newsletter auch von Personen mit körperlichen oder technischen Einschränkungen gelesen werden kann.
Weitere Tipps zum Thema E-Mail-Marketing
Meine Unterstützung zur Wahl des richtigen Newsletter Versand-Tools, warum Outlook dafür nicht geeignet ist und was du in Sachen DSGVO beim E-Mail-Marketing beachten musst, findest du in diesem Blogbeitrag.
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